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スケジュール帳で５分刻みで時間の無駄を自覚できる！
毎日効率的に働き、定時に帰ろうと考えるならば、無駄なく時間を使う必要があります。そして、それを実現するためには、現状何に時間を取られているかを認識し、無駄と思われる時間があれば徹底的に削り落としたいところです。
例えば、タスクAを２時間で完了させようと計画し、実際に３時間掛かったとします。この１時間の差がはっきり見える化されれば、１時間余分にかかった原因を検証することができます。そして、あなたがその１時間に無駄が含まれていたと自覚できれば、あなたはこれを改善しようと意識できるわけです。そのきっかけには、今から説明するスケジュール帳が役立ちます。このスケジュール帳を使用すれば、５分刻みで時間管理ができます。
方眼のノートで計画と実績を対比させると、時間を見える化できる！
スケジュール帳はA4サイズの5mm方眼ノートで手書きで作成します。なお、方眼ルーズリーフでの代替も可能です。
それでは、具体的な作り方を説明します。
ポイント：以下の作業は黒色ボールペンを使用します。
- 方眼ノートを縦長にして置き、下図のように、線を引きます。左半分を午前、右半分を午後に分け、それぞれ縦に４分割します。４分割の内訳は左から、時刻目盛り欄、計画記入欄、実績記入欄、気付き及び改善記入欄です。
- １マス５分とし、１２マス毎に横線を入れて下さい。これで１時間の大きなブロックが完成します。定時退社を目標とするため、仮に８時間勤務であれば、８時間分のブロックだけ用意してください。
- 計画欄と実績欄にはさらに３マス毎に横線を入れて下さい。これで１５分毎のブロックが完成します。因みにこの１５分がタスクの最小単位になります。つまり、計画は１５分の倍数で立てます（例：A作業１５分、B作業４５分）。
ポイント：これ以降の作業は青色のフリクションペンを使用します。
- 紙面の下側にできる余白に、本日実施するタスクを記入します。ここには毎日実施するルーティン（例えば、メールチェック＆プロジェクト表に見直し）の記入に加え、手帳に記入してある本日の予定及び、タスクリストから本日実施したいタスクをピックアップして転記します（参照：個人でできる業務効率化（その５）：使う手帳はウィークリータイプ（レフト）！記入することは２つだけ！）。これらはチェックボックス付きで記入するようにしてください。
- 計画欄内の左側に、余白に記入したタスクリストの項目を記入し、その右側に矢印で想定する作業時間を記入します。１５分をタスクの最小単位として設定しているため、矢印の長さは３マスの倍数になるようにしてください。
- ５．について予備時間１時間分以外を記入できれば、準備完了です。例えば、８時間勤務であれば、７時間分計画を記入してください。計画通り行かない（突発の作業が発生する）ことを考慮して、必ず予備時間を１時間設けることをお勧めします。但し、予備時間用に残業時間のブロックを予め用意することはお勧めしません。後述するとおり、計画の横に実績を記入していきますが、記入スペースがないことで、定時で仕事を終わらせる意識が芽生えます。
- 計画欄に記入したタスクを元に、終了予定時刻を意識作業を実施します。終了予定時刻を意識することで、集中力が増し、作業効率を上げる効果が期待できます。なお、作業開始時に矢印の先端部分だけを実績欄内の左側に記入することが記入忘れ防止のコツです。
- タスクが完了したら、矢印を終了時刻まで伸ばし、矢印の右側に項目を記入します。さらに、タスクの境界を蛍光ペン等で目立たせることで、計画通りに終わったのか、遅れたのか、早まったのかが5分単位で見える化できます。また、紙面下方に記入したタスクリストの該当箇所にチェックを入れることで、計画していたことが完了したことが分かるようになります。
- この計画と実績を比較し、気づきや改善点があれば、気付き及び改善記入欄に記入します。特に遅れが発生した場合は、「なぜ遅れたのか？」と自問する機会が得られるため、あなたが業務改善を勧めるきっかけになります。例えば、資料探しに３０分掛かったことが判明したのであれば、資料を整理してすぐ見つかるようにする等の対策を実行に移すよいきっかけになります。
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