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自作工程表では大まかな把握ができればよい
自作工程表を使用する目的は、全担当案件の工程を一覧で俯瞰することです。そして、担当しているあなたが大まかに把握でき、進捗に遅れがないことを確認できればよいの最低限の記載に留めます。その理由は２つあります。
- 全案件をA4用紙またはA3用紙１枚（片面）のみで俯瞰したいからです。紙面の都合上、多くのことを記載できないですが、無理に詰め込むと一目で俯瞰することが難しくなります。
- プロジェクト表で各案件の細かい進捗を管理できるからです。プロジェクト表で、だれがどんなタスクを抱えている等を管理できます。
以上より、自作工程表では最低限の記載で大まかに把握することに留めます。つまり、各案件の節目となるイベントのみを記載して置けばよいのです。
以下に自作工程表のイメージを載せてます。
図 自作の工程表
図 自作の工程表（拡大版）
エクセルで作成して、印刷するだけ！
それでは、具体的な作成方法を説明します。
- 縦方向に各案件を列挙し、横方向に期間を取ります。案件は納期が近いものから順に列挙すると見やすくなるのでお勧めです。各月は４マス（４列）とし、各案件は４行を基本とし、必要に応じて追加します。
- 各案件で抑えておくべきイベントを▲記号（以下、プロットと呼びます）で記載します。例えば1日〜8日の間に発生するイベントは該当する月の1マス目に記載します。同様に9〜15は２つ目のマス、16〜24は3つ目のマス、25〜31は4つ目のマスにそれぞれ記載します。日付が確定しているのであれば記載することをお勧めします。
- 各案件の工程を把握しやすくするために、各案件間の境界線は太くします。但し、見やすさを追求して、月毎の境界（縦線）まで太くすることはお勧めしません。なぜなら、工程の見直しが発生した場合、つまり各イベントの再配置をドラッグ＆ドロップで行う場合、太枠があるとその太枠の位置まで移動してしまうことがあり、その修正が煩雑であるからです。
- プロットは３種類で色分けします。例えば、対社内は「緑」、対社外（発注先）は「青」、対社外（顧客）は「赤」とします。赤は人に注目させる効果があります。そこで、最も重要である顧客とのイベントには赤を配色することをお勧めします。
- 納期以降の期間は使用しないため、セルをグレーで配色します。また、工程表作成（修正・更新）日より過去の期間もグレーで配色します。これにより、注目すべき期間が明確にすることができます。
- 各プロットのタスクが完了した場合は、文字色を濃いグレーに更新します。上記５．のとおり、過去期間はグレーで配色するため、完了していないイベントが目立ちます。これが、遅れの把握に役立ちます。
- 特に期間について注意が必要な箇所には矢印を置きます。配色はプロットと同じルールを適用します。
- 工程表の右上に必ず作成年月日（修正・更新年月日）を記入するようにしてください。何度か工程表を見直して印刷することがあると思いますが、印刷した工程表が最新であるかどうかを確認できるようにする必要があるからです。
- A4サイズまたはA3サイズで１枚に入るように印刷してください。これで完成です。
- 修正したい場合は、シートをコピーして、シート名を修正した後に上記の作業を行います。上書きしないことを強くお勧めします。理由は２つあります。
①上書きしてしまうと、どこが変更されたかがわからなくなるおそれがあるため
②修正前の工程に戻したい場合、わざわざ再修正の手間が発生してしまうため
シート名は例えば「2020年8月3日更新」とし、いつ編集したかが分かるようにしておきます。
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